Logiciel État des Lieux : Comparatif et Guide du Numérique
L'état des lieux numérique remplace progressivement le formulaire papier. Plus fiable, plus rapide et juridiquement équivalent, il offre des avantages considérables : photos horodatées, signature électronique, comparaison automatique entrée/sortie. Ce guide compare les meilleurs logiciels d'état des lieux disponibles en 2026 et explique comment choisir l'outil adapte à votre situation.
1. Pourquoi passer a l'état des lieux numérique ?
L'état des lieux est un moment clé de la relation locative. Realise a l'entrée et a la sortie du locataire, il conditionne la restitution du dépôt de garantie et peut être déterminant en cas de litige. Le passage au numérique apporte des bénéfices concrets par rapport au formulaire papier.
Les avantages du numérique
- Photos horodatées : chaque constat est accompagne de photos datées, incontestables en cas de litige
- Signature électronique : les deux parties signent sur tablette ou smartphone, le document est immédiatement finalise
- Comparaison entrée/sortie : le logiciel superpose automatiquement les deux états des lieux pour identifier les dégradations
- Document structure : toutes les mentions obligatoires sont presentes, impossible d'oublier une rubrique
- Gain de temps : les informations du bien et du locataire sont pré-remplies si vous utilisez un logiciel de gestion
- Archivage automatique : le document est stocke numériquement et accessible a tout moment
- Envoi instantané : le PDF est envoyé immédiatement aux deux parties après signature
- Lisibilité : fini les formulaires papier illisibles, ratures et annotations confuses
Les limites du papier
Le formulaire papier pré-imprime, encore utilise par certains, presente des inconvénients majeurs :
- Pas de photos intégrées au document (les photos séparées sont plus faciles à contester)
- Risque d'oubli de mentions obligatoires
- Difficulté de comparaison entre l'entrée et la sortie
- Archivage physique contraignant et risque de perte
- Illisibilité frequente des annotations manuscrites
Bon à savoir
Le décret du 30 mars 2016 a renforce les exigences sur le contenu de l'état des lieux. Le document doit désormais être plus detaille qu'auparavant, avec une description pièce par pièce de l'état des éléments. Un logiciel dédié guide le propriétaire a travers toutes ces rubriques obligatoires.
2. Obligations légales de l'état des lieux
L'état des lieux est encadre par la loi du 6 juillet 1989 et le décret du 30 mars 2016. Voici les règles essentielles à connaître.
Quand l'état des lieux est-il obligatoire ?
- A l'entrée : lors de la remise des clés au locataire, avant l'emménagement
- A la sortie : lors de la restitution des clés, au départ du locataire
- Il doit être realise de maniere contradictoire (en présence des deux parties ou de leurs représentants)
Contenu obligatoire
| Mention | Détail |
|---|---|
| Type | État des lieux d'entrée ou de sortie |
| Date | Date de réalisation de l'état des lieux |
| Localisation | Adresse complète du logement |
| Identité des parties | Nom et domicile du bailleur et du locataire (ou de leurs mandataires) |
| Releves des compteurs | Eau, électricité, gaz (index au moment de l'état des lieux) |
| Clés | Détail et nombre de clés remises |
| Description par pièce | Pour chaque pièce : murs, sols, plafonds, menuiseries, équipements |
| État des éléments | Très bon, bon, état d'usage, mauvais (pour chaque élément) |
| Observations | Commentaires libres du bailleur et du locataire |
| Signatures | Signature des deux parties (manuscrite ou électronique) |
Conséquences en l'absence d'état des lieux
- Pas d'état des lieux d'entrée : le locataire est presume avoir reçu le logement en bon état (article 1731 du Code civil). Cela desavantage le locataire a la sortie.
- Pas d'état des lieux de sortie : le propriétaire ne peut pas justifier de retenues sur le dépôt de garantie pour dégradations. C'est un risque majeur pour le bailleur.
Important
L'état des lieux de sortie doit être compare a celui d'entrée pour identifier les dégradations imputables au locataire (par opposition a la vetuste normale). Un logiciel d'état des lieux numérique facilite énormément cette comparaison en superposant les deux documents et en mettant en évidence les différences.
La notion de vetuste
La vetuste correspond a l'usure normale d'un logement due au temps et a l'usage courant. Elle ne peut pas être imputée au locataire. Les dégradations liées a la vetuste doivent être distinguées de celles résultant d'un mauvais usage ou d'un défaut d'entretien.
- Grille de vetuste : une grille de vetuste peut être annexée au bail pour définir la durée de vie estimée de chaque élément (peinture : 7-10 ans, moquette : 7 ans, robinetterie : 10 ans, etc.)
- Calcul de la retenue : si un élément est degrade avant la fin de sa durée de vie théorique, la retenue sur le dépôt de garantie est calculée au prorata de la vetuste
- Exemple : une peinture refaite il y a 5 ans avec une durée de vie de 10 ans et abîmée par le locataire : la retenue est de 50% du coût de réfection (5 ans de vie restante sur 10 ans)
Les logiciels d'état des lieux les plus avances (Immorian, Check & Visit, ImmoPad) intègrent des grilles de vetuste paramétrables qui automatisent ce calcul.
Le délai de contestation
Le locataire dispose d'un délai pour contester l'état des lieux :
- État des lieux d'entrée : le locataire peut demander des modifications dans les 10 jours suivant la remise des clés
- État des lieux de sortie : il est définitif des sa signature par les deux parties
- Désaccord : en cas de désaccord, les parties peuvent faire appel à un huissier de justice dont les frais sont partages
3. Comparatif des logiciels d'état des lieux
Voici un comparatif des principales solutions pour réaliser des états des lieux numériques en 2026.
| Critère | Immorian | Check & Visit | ImmoPad | Startloc | Papier |
|---|---|---|---|---|---|
| Prix | Gratuit | à partir de 3 €/EDL | à partir de 5 €/EDL | à partir de 4 €/EDL | Gratuit |
| Photos horodatées | Oui | Oui | Oui | Oui | Non |
| Signature électronique | Oui | Oui | Oui | Oui | Manuscrite |
| Comparaison entrée/sortie | Oui | Oui | Oui | Oui | Manuelle |
| Pré-remplissage | Oui (lie au bail) | Partiel | Partiel | Non | Non |
| Intégration gestion locative | Complète | Non (outil autonome) | Non (outil autonome) | Non (outil autonome) | Non |
| Smartphone / Tablette | Oui | Oui | Oui | Oui | Non |
| PDF genere | Oui | Oui | Oui | Oui | Non |
| Archivage automatique | Oui | Oui | Oui | Limite | Non |
| Grille de vetuste | Oui | Oui | Oui | Non | Non |
4. Analyse détaillée par outil
Immorian - L'état des lieux integre a la gestion locative
Immorian integre un module d'état des lieux numérique directement dans son logiciel de gestion locative gratuit. L'avantage majeur est la connexion directe avec les données du bail : les informations du bien, du locataire et du propriétaire sont pré-remplies automatiquement.
- Points forts : gratuit, integre a la gestion locative, pré-remplissage automatique, comparaison entrée/sortie, photos horodatées, grille de vetuste, archivage lie au dossier du bien
- Limites : necessite un compte Immorian (gratuit), fonctionnalités d'état des lieux moins spécialisées que les outils 100% dédiés
- Idéal pour : les propriétaires qui gèrent déjà leurs biens avec Immorian et veulent une solution tout-en-un
Check & Visit - Le spécialiste des états des lieux
Check & Visit est un outil dédié exclusivement a la réalisation d'états des lieux numériques. Il est utilise par de nombreux professionnels de l'immobilier.
- Points forts : spécialisation état des lieux, grande richesse de personnalisation, nombreux modèles de grilles, reconnaissance vocale pour la saisie
- Limites : facturation a l'état des lieux (environ 3 euros/EDL), pas d'intégration avec la gestion locative, outil isole
- Idéal pour : les professionnels qui réalisent un grand nombre d'états des lieux et cherchent un outil ultra-specialise
ImmoPad - La solution pour agences et administrateurs
ImmoPad cible les agences immobilières et les administrateurs de biens avec une solution d'état des lieux sur tablette complétée par des services de chiffrage des réparations.
- Points forts : chiffrage automatique des réparations, intégration avec certains logiciels de syndic, rapports très detailles
- Limites : prix élevé (environ 5 euros/EDL), orientation professionnelle, complexité pour un particulier
- Idéal pour : les agences immobilières et administrateurs de biens gérant de gros volumes
Startloc - L'option économique
Startloc propose une solution d'état des lieux numérique a prix contenu, accessible sur smartphone et tablette.
- Points forts : prix abordable, application mobile intuitive, génération PDF rapide
- Limites : fonctionnalités plus limitées (pas de grille de vetuste, archivage basique), pas d'intégration gestion locative
- Idéal pour : les propriétaires qui cherchent une solution simple et peu coûteuse pour des états des lieux ponctuels
Le formulaire papier - La solution traditionnelle
Le formulaire papier pré-imprime reste utilisable, mais ses limites sont significatives : pas de photos intégrées, pas de signature électronique, comparaison manuelle, risque de perte, illisibilité.
- Points forts : aucun coût, aucune technologie requise, disponible partout
- Limites : tout ce qui precede (pas de photos, pas de comparaison, pas d'archivage numérique)
- Idéal pour : le dépannage en l'absence de tout outil numérique
Notre recommandation
Pour un propriétaire particulier, l'idéal est un logiciel d'état des lieux integre a un outil de gestion locative. Cela evite la double saisie, permet le pré-remplissage automatique et facilite la comparaison entrée/sortie au moment du départ du locataire. Immorian offre cette intégration gratuitement.
5. L'avantage de l'intégration avec la gestion locative
Utiliser un logiciel d'état des lieux isole (comme Check & Visit ou Startloc) impose de gérer les états des lieux séparément de la gestion du bien. Cela signifie :
- Double saisie des informations (locataire, adresse, bail)
- Stockage des documents dans un outil separe
- Pas de lien automatique avec le dépôt de garantie et les retenues éventuelles
- Pas de vision globale du dossier locataire
A l'inverse, un état des lieux integre a la gestion locative (comme dans Immorian) offre :
- Pré-remplissage automatique : les informations du bail, du locataire et du bien sont déjà presentes
- Archivage centralise : l'état des lieux est stocke dans le dossier du bien, avec le bail et les quittances
- Lien avec le dépôt de garantie : les dégradations constatées a la sortie sont directement reliées au calcul des retenues
- Historique complet : consultez tous les états des lieux d'un bien depuis sa première mise en location
- Comparaison automatique : le logiciel compare automatiquement l'état d'entrée et de sortie pour chaque élément
| Aspect | Outil isole | Outil integre (Immorian) |
|---|---|---|
| Saisie des informations | Manuelle a chaque EDL | Pré-remplie automatiquement |
| Archivage | Dans l'outil EDL uniquement | Dans le dossier du bien |
| Lien dépôt de garantie | Aucun | Automatique |
| Historique des EDL | Dans l'outil EDL | Centralise avec toute la gestion |
| Coût supplémentaire | 3-5 euros par EDL | Gratuit (inclus) |
Comment bien réaliser un état des lieux avec un logiciel
Que vous utilisiez Immorian ou un autre outil, voici les bonnes pratiques pour réaliser un état des lieux numérique de qualité :
Avant la visite
- Vérifiez que votre appareil (tablette ou smartphone) est charge et dispose d'espace de stockage suffisant pour les photos
- Assurez-vous que l'application est à jour et fonctionnelle
- Pré-remplissez les informations du bien et du locataire dans le logiciel
- Préparez une liste des compteurs à relever (eau, électricité, gaz)
Pendant la visite
- Procédez pièce par pièce : ne sautez aucune pièce, même les annexes (cave, parking, balcon)
- Photographiez chaque élément : prenez des photos larges (vue d'ensemble de la pièce) et des photos rapprochées (détails, dégradations)
- Soyez précis dans les observations : "rayure de 15 cm sur le parquet du salon" est plus utile que "sol use"
- Testez les équipements : robinets, interrupteurs, volets, chauffage, VMC, électroménager si meuble
- Relevez tous les compteurs : notez les index avec précision
- Vérifiez les clés : notez le nombre et le type de clés remises
Après la visite
- Faites signer le document par les deux parties sur place
- Envoyez immédiatement une copie PDF a chaque partie
- Archivez le document dans le dossier du bien (automatique avec Immorian)
Coût d'un état des lieux par huissier
En cas de désaccord ou d'impossibilité de réaliser l'état des lieux de maniere contradictoire, un huissier de justice peut être mandate. Les frais sont encadres par le décret du 30 mars 2016 :
| Surface du logement | Coût par m2 | Coût pour un 50 m2 |
|---|---|---|
| Jusqu'à 50 m2 | 3,00 €/m2 | 150 € |
| De 50 à 150 m2 | Dégressif | Variable |
| Plus de 150 m2 | Dégressif | Variable |
Les frais sont partages par moitie entre le propriétaire et le locataire. En réalisant vous-même vos états des lieux avec un logiciel, vous évitez ces frais supplémentaires tout en produisant un document de qualité équivalente.
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Questions fréquentes
L'état des lieux numérique est-il légal ?
Oui, l'état des lieux numérique est parfaitement légal en France. La loi ALUR (2014) et le décret du 30 mars 2016 encadrent le contenu de l'état des lieux sans imposer de support particulier. Un document realise sur tablette ou smartphone a la même valeur juridique qu'un formulaire papier, à condition de comporter toutes les mentions obligatoires et d'être signe par les deux parties.
Que doit contenir un état des lieux ?
Un état des lieux conforme doit mentionner : le type (entrée ou sortie), la date, l'adresse du logement, l'identité des parties, les releves de compteurs (eau, électricité, gaz), le détail par pièce de l'état des murs, sols, plafonds, menuiseries et équipements, les observations éventuelles, et les signatures des deux parties.
Quel est le meilleur logiciel d'état des lieux gratuit ?
Immorian propose un module d'état des lieux numérique integre a son logiciel de gestion locative gratuit. L'avantage est la connexion directe avec les données du bail : pré-remplissage automatique, archivage dans le dossier du bien, comparaison entrée/sortie et lien avec le dépôt de garantie. Le tout sans aucun coût par état des lieux.
Peut-on faire un état des lieux sur telephone ?
Oui, les logiciels modernes d'état des lieux fonctionnent sur smartphone et tablette. Vous pouvez prendre des photos pendant la visite, remplir les constats pièce par pièce et faire signer les parties directement sur l'écran. Le document PDF est genere instantanément et envoyé aux deux parties par émail.
L'état des lieux est-il obligatoire ?
Oui, l'état des lieux est obligatoire a l'entrée et a la sortie pour les baux d'habitation. En l'absence d'état des lieux d'entrée, le locataire est presume avoir reçu le logement en bon état (ce qui le desavantage). En l'absence d'état des lieux de sortie, le propriétaire ne peut pas justifier de retenues sur le dépôt de garantie.
Guide pratique : les pièces et éléments à vérifier
Pour ne rien oublier lors de votre état des lieux, voici une checklist exhaustive des éléments à vérifier dans chaque pièce.
Entrée et couloir
- Porte d'entrée : état, serrure, poignée, judas, entrebâilleur
- Murs : état de la peinture ou du papier peint, fissures, taches
- Sols : état du revêtement, rayures, taches
- Plafond : état, traces d'humidité
- Éclairage : interrupteurs, prises, luminaires
- Digicode / interphone : fonctionnement
- Boite aux lettres : état, clé
Séjour et chambres
- Murs : peinture, papier peint, lambris, trous, fissures
- Sols : parquet, carrelage, moquette, lino, état général
- Plafond : état, fissures, traces
- Fenetres : vitrage, cadre, poignée, fermeture, joints, volets/stores
- Chauffage : type, fonctionnement, thermostat
- Prises électriques : nombre et fonctionnement
- Interrupteurs : fonctionnement
Cuisine
- Meubles de cuisine : état des portes, tiroirs, charnières, plans de travail
- Évier et robinetterie : état, fonctionnement, écoulement
- Électroménager (si meuble) : four, plaques, hotte, réfrigérateur, lave-vaisselle
- Ventilation : VMC, grilles d'aération
- Arrivée gaz (si existante) : état du tuyau, robinet
- Prises et interrupteurs
Salle de bains / WC
- Baignoire ou douche : état, joints, robinetterie, pommeau
- Lavabo : état, robinetterie, écoulement
- WC : cuvette, abattant, chasse d'eau, robinet d'arrêt
- Carrelage : murs et sols, joints, fissures
- Ventilation : VMC, fenetre
- Miroir : état
- Seche-serviettes : fonctionnement
Annexes
- Cave : état, serrure, humidité
- Parking / garage : état, porte, telecommande
- Balcon / terrasse : état du sol, garde-corps, étanchéité
- Jardin : état général, clotures
Conseil pour les photos
Prenez au minimum 3 à 5 photos par pièce : une vue d'ensemble et des gros plans sur les éléments remarquables (dégradations, équipements spécifiques). Pour un appartement de 3 pièces, comptez environ 30 à 50 photos pour un état des lieux complet. Les logiciels numériques intègrent ces photos directement dans le document final, ce qui renforce leur valeur probante.
Les erreurs courantes à éviter
Voici les erreurs les plus fréquentes lors de la réalisation d'un état des lieux :
- Être trop vague : "bon état" ne suffit pas, précisez l'état de chaque élément individuellement
- Oublier les compteurs : les releves d'eau, électricité et gaz sont souvent oublies alors qu'ils sont obligatoires
- Ne pas prendre de photos : les photos horodatées sont la meilleure preuve en cas de litige
- Faire l'état des lieux dans l'urgence : prenez le temps nécessaire (comptez 30 à 60 minutes pour un T3)
- Ne pas tester les équipements : ouvrez les robinets, testez les interrupteurs, vérifiez le chauffage
- Ne pas faire signer immédiatement : l'état des lieux doit être signe sur place par les deux parties
- Réaliser l'état des lieux sans le locataire : il doit être contradictoire (en présence des deux parties)
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