Logiciel Etat des Lieux : Comparatif et Guide du Numerique
L'etat des lieux numerique remplace progressivement le formulaire papier. Plus fiable, plus rapide et juridiquement equivalent, il offre des avantages considerables : photos horodatees, signature electronique, comparaison automatique entree/sortie. Ce guide compare les meilleurs logiciels d'etat des lieux disponibles en 2026 et explique comment choisir l'outil adapte a votre situation.
1. Pourquoi passer a l'etat des lieux numerique ?
L'etat des lieux est un moment cle de la relation locative. Realise a l'entree et a la sortie du locataire, il conditionne la restitution du depot de garantie et peut etre determinant en cas de litige. Le passage au numerique apporte des benefices concrets par rapport au formulaire papier.
Les avantages du numerique
- Photos horodatees : chaque constat est accompagne de photos datees, incontestables en cas de litige
- Signature electronique : les deux parties signent sur tablette ou smartphone, le document est immediatement finalise
- Comparaison entree/sortie : le logiciel superpose automatiquement les deux etats des lieux pour identifier les degradations
- Document structure : toutes les mentions obligatoires sont presentes, impossible d'oublier une rubrique
- Gain de temps : les informations du bien et du locataire sont pre-remplies si vous utilisez un logiciel de gestion
- Archivage automatique : le document est stocke numeriquement et accessible a tout moment
- Envoi instantane : le PDF est envoye immediatement aux deux parties apres signature
- Lisibilite : fini les formulaires papier illisibles, ratures et annotations confuses
Les limites du papier
Le formulaire papier pre-imprime, encore utilise par certains, presente des inconvenients majeurs :
- Pas de photos integrees au document (les photos separees sont plus faciles a contester)
- Risque d'oubli de mentions obligatoires
- Difficulte de comparaison entre l'entree et la sortie
- Archivage physique contraignant et risque de perte
- Illisibilite frequente des annotations manuscrites
Bon a savoir
Le decret du 30 mars 2016 a renforce les exigences sur le contenu de l'etat des lieux. Le document doit desormais etre plus detaille qu'auparavant, avec une description piece par piece de l'etat des elements. Un logiciel dedie guide le proprietaire a travers toutes ces rubriques obligatoires.
2. Obligations legales de l'etat des lieux
L'etat des lieux est encadre par la loi du 6 juillet 1989 et le decret du 30 mars 2016. Voici les regles essentielles a connaitre.
Quand l'etat des lieux est-il obligatoire ?
- A l'entree : lors de la remise des cles au locataire, avant l'emmenagement
- A la sortie : lors de la restitution des cles, au depart du locataire
- Il doit etre realise de maniere contradictoire (en presence des deux parties ou de leurs representants)
Contenu obligatoire
| Mention | Detail |
|---|---|
| Type | Etat des lieux d'entree ou de sortie |
| Date | Date de realisation de l'etat des lieux |
| Localisation | Adresse complete du logement |
| Identite des parties | Nom et domicile du bailleur et du locataire (ou de leurs mandataires) |
| Releves des compteurs | Eau, electricite, gaz (index au moment de l'etat des lieux) |
| Cles | Detail et nombre de cles remises |
| Description par piece | Pour chaque piece : murs, sols, plafonds, menuiseries, equipements |
| Etat des elements | Tres bon, bon, etat d'usage, mauvais (pour chaque element) |
| Observations | Commentaires libres du bailleur et du locataire |
| Signatures | Signature des deux parties (manuscrite ou electronique) |
Consequences en l'absence d'etat des lieux
- Pas d'etat des lieux d'entree : le locataire est presume avoir recu le logement en bon etat (article 1731 du Code civil). Cela desavantage le locataire a la sortie.
- Pas d'etat des lieux de sortie : le proprietaire ne peut pas justifier de retenues sur le depot de garantie pour degradations. C'est un risque majeur pour le bailleur.
Important
L'etat des lieux de sortie doit etre compare a celui d'entree pour identifier les degradations imputables au locataire (par opposition a la vetuste normale). Un logiciel d'etat des lieux numerique facilite enormement cette comparaison en superposant les deux documents et en mettant en evidence les differences.
La notion de vetuste
La vetuste correspond a l'usure normale d'un logement due au temps et a l'usage courant. Elle ne peut pas etre imputee au locataire. Les degradations liees a la vetuste doivent etre distinguees de celles resultant d'un mauvais usage ou d'un defaut d'entretien.
- Grille de vetuste : une grille de vetuste peut etre annexee au bail pour definir la duree de vie estimee de chaque element (peinture : 7-10 ans, moquette : 7 ans, robinetterie : 10 ans, etc.)
- Calcul de la retenue : si un element est degrade avant la fin de sa duree de vie theorique, la retenue sur le depot de garantie est calculee au prorata de la vetuste
- Exemple : une peinture refaite il y a 5 ans avec une duree de vie de 10 ans et abimee par le locataire : la retenue est de 50% du cout de refection (5 ans de vie restante sur 10 ans)
Les logiciels d'etat des lieux les plus avances (Immorian, Check & Visit, ImmoPad) integrent des grilles de vetuste parametrables qui automatisent ce calcul.
Le delai de contestation
Le locataire dispose d'un delai pour contester l'etat des lieux :
- Etat des lieux d'entree : le locataire peut demander des modifications dans les 10 jours suivant la remise des cles
- Etat des lieux de sortie : il est definitif des sa signature par les deux parties
- Desaccord : en cas de desaccord, les parties peuvent faire appel a un huissier de justice dont les frais sont partages
3. Comparatif des logiciels d'etat des lieux
Voici un comparatif des principales solutions pour realiser des etats des lieux numeriques en 2026.
| Critere | Immorian | Check & Visit | ImmoPad | Startloc | Papier |
|---|---|---|---|---|---|
| Prix | Gratuit | A partir de 3 €/EDL | A partir de 5 €/EDL | A partir de 4 €/EDL | Gratuit |
| Photos horodatees | Oui | Oui | Oui | Oui | Non |
| Signature electronique | Oui | Oui | Oui | Oui | Manuscrite |
| Comparaison entree/sortie | Oui | Oui | Oui | Oui | Manuelle |
| Pre-remplissage | Oui (lie au bail) | Partiel | Partiel | Non | Non |
| Integration gestion locative | Complete | Non (outil autonome) | Non (outil autonome) | Non (outil autonome) | Non |
| Smartphone / Tablette | Oui | Oui | Oui | Oui | Non |
| PDF genere | Oui | Oui | Oui | Oui | Non |
| Archivage automatique | Oui | Oui | Oui | Limite | Non |
| Grille de vetuste | Oui | Oui | Oui | Non | Non |
4. Analyse detaillee par outil
Immorian - L'etat des lieux integre a la gestion locative
Immorian integre un module d'etat des lieux numerique directement dans son logiciel de gestion locative gratuit. L'avantage majeur est la connexion directe avec les donnees du bail : les informations du bien, du locataire et du proprietaire sont pre-remplies automatiquement.
- Points forts : gratuit, integre a la gestion locative, pre-remplissage automatique, comparaison entree/sortie, photos horodatees, grille de vetuste, archivage lie au dossier du bien
- Limites : necessite un compte Immorian (gratuit), fonctionnalites d'etat des lieux moins specialisees que les outils 100% dedies
- Ideal pour : les proprietaires qui gerent deja leurs biens avec Immorian et veulent une solution tout-en-un
Check & Visit - Le specialiste des etats des lieux
Check & Visit est un outil dedie exclusivement a la realisation d'etats des lieux numeriques. Il est utilise par de nombreux professionnels de l'immobilier.
- Points forts : specialisation etat des lieux, grande richesse de personnalisation, nombreux modeles de grilles, reconnaissance vocale pour la saisie
- Limites : facturation a l'etat des lieux (environ 3 euros/EDL), pas d'integration avec la gestion locative, outil isole
- Ideal pour : les professionnels qui realisent un grand nombre d'etats des lieux et cherchent un outil ultra-specialise
ImmoPad - La solution pour agences et administrateurs
ImmoPad cible les agences immobilieres et les administrateurs de biens avec une solution d'etat des lieux sur tablette completee par des services de chiffrage des reparations.
- Points forts : chiffrage automatique des reparations, integration avec certains logiciels de syndic, rapports tres detailles
- Limites : prix eleve (environ 5 euros/EDL), orientation professionnelle, complexite pour un particulier
- Ideal pour : les agences immobilieres et administrateurs de biens gerant de gros volumes
Startloc - L'option economique
Startloc propose une solution d'etat des lieux numerique a prix contenu, accessible sur smartphone et tablette.
- Points forts : prix abordable, application mobile intuitive, generation PDF rapide
- Limites : fonctionnalites plus limitees (pas de grille de vetuste, archivage basique), pas d'integration gestion locative
- Ideal pour : les proprietaires qui cherchent une solution simple et peu couteuse pour des etats des lieux ponctuels
Le formulaire papier - La solution traditionnelle
Le formulaire papier pre-imprime reste utilisable, mais ses limites sont significatives : pas de photos integrees, pas de signature electronique, comparaison manuelle, risque de perte, illisibilite.
- Points forts : aucun cout, aucune technologie requise, disponible partout
- Limites : tout ce qui precede (pas de photos, pas de comparaison, pas d'archivage numerique)
- Ideal pour : le depannage en l'absence de tout outil numerique
Notre recommandation
Pour un proprietaire particulier, l'ideal est un logiciel d'etat des lieux integre a un outil de gestion locative. Cela evite la double saisie, permet le pre-remplissage automatique et facilite la comparaison entree/sortie au moment du depart du locataire. Immorian offre cette integration gratuitement.
5. L'avantage de l'integration avec la gestion locative
Utiliser un logiciel d'etat des lieux isole (comme Check & Visit ou Startloc) impose de gerer les etats des lieux separement de la gestion du bien. Cela signifie :
- Double saisie des informations (locataire, adresse, bail)
- Stockage des documents dans un outil separe
- Pas de lien automatique avec le depot de garantie et les retenues eventuelles
- Pas de vision globale du dossier locataire
A l'inverse, un etat des lieux integre a la gestion locative (comme dans Immorian) offre :
- Pre-remplissage automatique : les informations du bail, du locataire et du bien sont deja presentes
- Archivage centralise : l'etat des lieux est stocke dans le dossier du bien, avec le bail et les quittances
- Lien avec le depot de garantie : les degradations constatees a la sortie sont directement reliees au calcul des retenues
- Historique complet : consultez tous les etats des lieux d'un bien depuis sa premiere mise en location
- Comparaison automatique : le logiciel compare automatiquement l'etat d'entree et de sortie pour chaque element
| Aspect | Outil isole | Outil integre (Immorian) |
|---|---|---|
| Saisie des informations | Manuelle a chaque EDL | Pre-remplie automatiquement |
| Archivage | Dans l'outil EDL uniquement | Dans le dossier du bien |
| Lien depot de garantie | Aucun | Automatique |
| Historique des EDL | Dans l'outil EDL | Centralise avec toute la gestion |
| Cout supplementaire | 3-5 euros par EDL | Gratuit (inclus) |
Comment bien realiser un etat des lieux avec un logiciel
Que vous utilisiez Immorian ou un autre outil, voici les bonnes pratiques pour realiser un etat des lieux numerique de qualite :
Avant la visite
- Verifiez que votre appareil (tablette ou smartphone) est charge et dispose d'espace de stockage suffisant pour les photos
- Assurez-vous que l'application est a jour et fonctionnelle
- Pre-remplissez les informations du bien et du locataire dans le logiciel
- Preparez une liste des compteurs a relever (eau, electricite, gaz)
Pendant la visite
- Procedez piece par piece : ne sautez aucune piece, meme les annexes (cave, parking, balcon)
- Photographiez chaque element : prenez des photos larges (vue d'ensemble de la piece) et des photos rapprochees (details, degradations)
- Soyez precis dans les observations : "rayure de 15 cm sur le parquet du salon" est plus utile que "sol use"
- Testez les equipements : robinets, interrupteurs, volets, chauffage, VMC, electromenager si meuble
- Relevez tous les compteurs : notez les index avec precision
- Verifiez les cles : notez le nombre et le type de cles remises
Apres la visite
- Faites signer le document par les deux parties sur place
- Envoyez immediatement une copie PDF a chaque partie
- Archivez le document dans le dossier du bien (automatique avec Immorian)
Cout d'un etat des lieux par huissier
En cas de desaccord ou d'impossibilite de realiser l'etat des lieux de maniere contradictoire, un huissier de justice peut etre mandate. Les frais sont encadres par le decret du 30 mars 2016 :
| Surface du logement | Cout par m2 | Cout pour un 50 m2 |
|---|---|---|
| Jusqu'a 50 m2 | 3,00 €/m2 | 150 € |
| De 50 a 150 m2 | Degressif | Variable |
| Plus de 150 m2 | Degressif | Variable |
Les frais sont partages par moitie entre le proprietaire et le locataire. En realisant vous-meme vos etats des lieux avec un logiciel, vous evitez ces frais supplementaires tout en produisant un document de qualite equivalente.
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Questions frequentes
L'etat des lieux numerique est-il legal ?
Oui, l'etat des lieux numerique est parfaitement legal en France. La loi ALUR (2014) et le decret du 30 mars 2016 encadrent le contenu de l'etat des lieux sans imposer de support particulier. Un document realise sur tablette ou smartphone a la meme valeur juridique qu'un formulaire papier, a condition de comporter toutes les mentions obligatoires et d'etre signe par les deux parties.
Que doit contenir un etat des lieux ?
Un etat des lieux conforme doit mentionner : le type (entree ou sortie), la date, l'adresse du logement, l'identite des parties, les releves de compteurs (eau, electricite, gaz), le detail par piece de l'etat des murs, sols, plafonds, menuiseries et equipements, les observations eventuelles, et les signatures des deux parties.
Quel est le meilleur logiciel d'etat des lieux gratuit ?
Immorian propose un module d'etat des lieux numerique integre a son logiciel de gestion locative gratuit. L'avantage est la connexion directe avec les donnees du bail : pre-remplissage automatique, archivage dans le dossier du bien, comparaison entree/sortie et lien avec le depot de garantie. Le tout sans aucun cout par etat des lieux.
Peut-on faire un etat des lieux sur telephone ?
Oui, les logiciels modernes d'etat des lieux fonctionnent sur smartphone et tablette. Vous pouvez prendre des photos pendant la visite, remplir les constats piece par piece et faire signer les parties directement sur l'ecran. Le document PDF est genere instantanement et envoye aux deux parties par email.
L'etat des lieux est-il obligatoire ?
Oui, l'etat des lieux est obligatoire a l'entree et a la sortie pour les baux d'habitation. En l'absence d'etat des lieux d'entree, le locataire est presume avoir recu le logement en bon etat (ce qui le desavantage). En l'absence d'etat des lieux de sortie, le proprietaire ne peut pas justifier de retenues sur le depot de garantie.
Guide pratique : les pieces et elements a verifier
Pour ne rien oublier lors de votre etat des lieux, voici une checklist exhaustive des elements a verifier dans chaque piece.
Entree et couloir
- Porte d'entree : etat, serrure, poignee, judas, entrebailleur
- Murs : etat de la peinture ou du papier peint, fissures, taches
- Sols : etat du revetement, rayures, taches
- Plafond : etat, traces d'humidite
- Eclairage : interrupteurs, prises, luminaires
- Digicode / interphone : fonctionnement
- Boite aux lettres : etat, cle
Sejour et chambres
- Murs : peinture, papier peint, lambris, trous, fissures
- Sols : parquet, carrelage, moquette, lino, etat general
- Plafond : etat, fissures, traces
- Fenetres : vitrage, cadre, poignee, fermeture, joints, volets/stores
- Chauffage : type, fonctionnement, thermostat
- Prises electriques : nombre et fonctionnement
- Interrupteurs : fonctionnement
Cuisine
- Meubles de cuisine : etat des portes, tiroirs, charnières, plans de travail
- Evier et robinetterie : etat, fonctionnement, ecoulement
- Electromenager (si meuble) : four, plaques, hotte, refrigerateur, lave-vaisselle
- Ventilation : VMC, grilles d'aeration
- Arrivee gaz (si existante) : etat du tuyau, robinet
- Prises et interrupteurs
Salle de bains / WC
- Baignoire ou douche : etat, joints, robinetterie, pommeau
- Lavabo : etat, robinetterie, ecoulement
- WC : cuvette, abattant, chasse d'eau, robinet d'arret
- Carrelage : murs et sols, joints, fissures
- Ventilation : VMC, fenetre
- Miroir : etat
- Seche-serviettes : fonctionnement
Annexes
- Cave : etat, serrure, humidite
- Parking / garage : etat, porte, telecommande
- Balcon / terrasse : etat du sol, garde-corps, etancheite
- Jardin : etat general, clotures
Conseil pour les photos
Prenez au minimum 3 a 5 photos par piece : une vue d'ensemble et des gros plans sur les elements remarquables (degradations, equipements specifiques). Pour un appartement de 3 pieces, comptez environ 30 a 50 photos pour un etat des lieux complet. Les logiciels numeriques integrent ces photos directement dans le document final, ce qui renforce leur valeur probante.
Les erreurs courantes a eviter
Voici les erreurs les plus frequentes lors de la realisation d'un etat des lieux :
- Etre trop vague : "bon etat" ne suffit pas, precisez l'etat de chaque element individuellement
- Oublier les compteurs : les releves d'eau, electricite et gaz sont souvent oublies alors qu'ils sont obligatoires
- Ne pas prendre de photos : les photos horodatees sont la meilleure preuve en cas de litige
- Faire l'etat des lieux dans l'urgence : prenez le temps necessaire (comptez 30 a 60 minutes pour un T3)
- Ne pas tester les equipements : ouvrez les robinets, testez les interrupteurs, verifiez le chauffage
- Ne pas faire signer immediatement : l'etat des lieux doit etre signe sur place par les deux parties
- Realiser l'etat des lieux sans le locataire : il doit etre contradictoire (en presence des deux parties)
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